A NYIK Dékáni Hivatal iratait csoportszámosan iktatták naptári évek szerint. Az anyag iktatólapok segítségével kutatható, amelyek hiánytalanul megtalálhatók – külön sorozatot alkotva az állagon belül. Az 1955 és 1956 évekhez mutató is készült.
A Tanulmányi Osztály iratait 1953. aug. 1. és 1954. márc.1. között csoportszámos rendszerben, 1954. március elseje után sorszámosan iktatták. A segédkönyvek fennmaradtak. Az 1955 és 1956. év iratai hiányoznak.
A Dékáni Hivatal iratai 1949-1952 között sorszámos iktatásúak. 1952. január 1-től tértek át a csoportszámos iktatásra, amely tanévenként vagy naptári évenként történt. 1953-tól hat, 1958-tól megszüntetésükig pedig három csoportszámot használtak. Az iktatólapok a két utolsó tanév (1969/70, 1970/71.) kivételével megvannak, mutatókötet csak az 1948/49 és 1950/51¬es tanévek közötti időszakról maradt fenn. Az iratok iktatószámok alapján iktatókönyvek és mutatókönyvek segítségével kutathatók.
Az állag a nappali és az esti tagozaton államvizsgázó hallgatókat egyaránt tartalmazza. 1953-1957 között külön kötetekbe írták az ideiglenesen fennálló Matematikai – Fizikai - Kémiai Karon és az Élet- és Földtudományi Karon végző hallgatókat. Könnyen kutatható az ábécésorrendben való beírás miatt.