Az iratanyag nem károsodott jelentősen, az irattári segédletek pedig hiánytalanul maradtak fenn, így az 1951-ig sorszámosan iktatott iratokat könnyedén kutathatjuk. A hivatal 1952-ben tért át az akkor már országszerte kötelező csoportszámos módszerre. Az iratokat a csoportszámok és az alszámok növekvő sorrendjében raktuk dobozba. Mellettük hagytuk az iktatólapokat kutatási segédletként. [Szögi László: Az Állatorvostudományi Egyetem Levéltára (1741) 1787–1972. (Az Állatorvostudományi Egyetem Központi Könyvtárának Kiadványai 1.) Bp. 1985. 48–50.]
A Dékáni Hivatal az Állam- és Jogtudományi Kar talán legfontosabb szerve. A Kar teljes bürokráciáját intézi: legyen az hallgatókra vonatkozó ügy, társadalmi szervezetekkel kapcsolatos kérdés vagy oktatókkal összefüggő intézkedés. A kar szinte valamennyi kiadmánya a Dékáni Hivatalban kelt, s az általános kari iktatás is a Hivatalban történt. Az 1950-es évek elején az egyetem történeti jellegű iratanyagát az Országos Levéltárba szállították. Ily módon a Dékáni Hivatal teljes iktatott iratmennyisége felkerült a budai várba, egészen az 1946/47-es tanévig. Az Országos Levéltár égése után néhány megmentett anyagot az Egyetemi Levéltár visszakapott, ezek az állagon belül külön sorozatot képeznek. Az 1945/46. tanévvel bezárólag néhány csomó áll csak a kutatók rendelkezésére: azok az iratok, melyeket a kari adminisztráció a beszállításkor aktualitásukra hivatkozva visszatartott. Az iratokat 1952-ig tanévenként sorszámosan iktatták. 1952-1957 között a Karon is csoportszámos iktatás folyt, az 1957/58-as tanévtől visszatértek a sorszámos iktatásra. 1946-ig átnézéssel, 1946-1950 között a megmaradt segédkönyvek, 1952-től az itt készült segédletek használatával kutatható.
A Dékáni Hivatal iratai 1949-1952 között sorszámos iktatásúak. 1952. január 1-től tértek át a csoportszámos iktatásra, amely tanévenként vagy naptári évenként történt. 1953-tól hat, 1958-tól megszüntetésükig pedig három csoportszámot használtak. Az iktatólapok a két utolsó tanév (1969/70, 1970/71.) kivételével megvannak, mutatókötet csak az 1948/49 és 1950/51¬es tanévek közötti időszakról maradt fenn. Az iratok iktatószámok alapján iktatókönyvek és mutatókönyvek segítségével kutathatók.
A NYIK Dékáni Hivatal iratait csoportszámosan iktatták naptári évek szerint. Az anyag iktatólapok segítségével kutatható, amelyek hiánytalanul megtalálhatók – külön sorozatot alkotva az állagon belül. Az 1955 és 1956 évekhez mutató is készült.
A Dékáni Hivatal iratanyagát sorszámosan iktatták. A segédkönyvek is fennmaradtak, az anyag jól kutatható. A 8. dobozban iktatókönyv, név- és tárgymutató található.
Mivel külön Tanulmányi Osztály nem volt, a Dékáni Hivatal intézte a tanulmányi ügyeket. Az iratok naptári évenként, csoportszámos rendszerben iktatták. Az anyag a fennmaradt iktatólapok segítségével kutatható.
A Dékáni Hivatal tanévenként, csoportszámos rendszerben iktatott iratanyaga az iktatólapok segítségével kutatható. Az 1956/57-es tanév iktatólapjai hiányosak.
Bölcsészkar dékánja által kiadott iratokat tartalmazza, amelyek a Kart érintő elvi jelentőségű, valamint személyi, tanszéki ügyek és az egyetem felső szerveivel való kapcsolatot tükröző iratok.
