A Dékáni Hivatal iratai 1949-1952 között sorszámos iktatásúak. 1952. január 1-től tértek át a csoportszámos iktatásra, amely tanévenként vagy naptári évenként történt. 1953-tól hat, 1958-tól megszüntetésükig pedig három csoportszámot használtak. Az iktatólapok a két utolsó tanév (1969/70, 1970/71.) kivételével megvannak, mutatókötet csak az 1948/49 és 1950/51¬es tanévek közötti időszakról maradt fenn.
Az iratok iktatószámok alapján iktatókönyvek és mutatókönyvek segítségével kutathatók.

A NYIK Dékáni Hivatal iratait csoportszámosan iktatták naptári évek szerint. Az anyag iktatólapok segítségével kutatható, amelyek hiánytalanul megtalálhatók – külön sorozatot alkotva az állagon belül. Az 1955 és 1956 évekhez mutató is készült.

Bölcsészkar dékánja által kiadott iratokat tartalmazza, amelyek a Kart érintő elvi jelentőségű, valamint személyi, tanszéki ügyek és az egyetem felső szerveivel való kapcsolatot tükröző iratok.

A Dékáni Hivatal iratanyagát sorszámosan iktatták. A segédkönyvek is fennmaradtak, az anyag jól kutatható. A 8. dobozban iktatókönyv, név- és tárgymutató található.

Mivel külön Tanulmányi Osztály nem volt, a Dékáni Hivatal intézte a tanulmányi ügyeket. Az iratok naptári évenként, csoportszámos rendszerben iktatták. Az anyag a fennmaradt iktatólapok segítségével kutatható.

A Dékáni Hivatal tanévenként, csoportszámos rendszerben iktatott iratanyaga az iktatólapok segítségével kutatható. Az 1956/57-es tanév iktatólapjai hiányosak.

Az iratok tartalmazzák a jelentkezési íveket, amelyeken a pályázó neve, születésének helye, ideje, vallása, apja vagy gyámja neve, polgári állása, tanulmányai és tanulmányi eredményei olvashatók. Szerepelnek rajta továbbá választott szaktárgyai, a felvételi vizsga időpontja és eredménye, továbbá a pályázó saját kezű kérvénye, amelyben felvételét kéri. Az iratokhoz csatolták az ajánlóleveleket is. Több esetben itt találhatók a minősítések is, valamint a hallgatók által a Collegium igazgatóságához írt levelek és a gyászjelentések. Az anyag elrendezése betűrendben történt.

Ebban az állagban találhatók a Collegium szervezeti szabályzatai, a miniszteri leiratok, a Collegium belső életére vonatkozó iratok (hirdetmények, szobabeosztás, óraelmaradás stb.), tanulmányi jelentések, órarendek.