Mivel többen eljutottunk oda, hogy az iratleírások mellett az iratképzők (személyek, intézmények) adatait is elkezdtük feltölteni, szükségessé vált néhány szabályt, és iránymutatást kitalálni ezzel kapcsolatban, hogy a közös adatbázisunk átlátható és használható legyen. Kötelezővé csak azt tennénk, ami ahhoz szükséges, hogy az adatbázis használhatóságát mások számára ne csökkentsük, de ezen túl is javasolnánk pár gyakorlati megoldást, amivel a saját dolgunkat könnyíthetjük meg.

Kötelező:

• Azoknak az iratképzőknek a nevét, amelyek egy másik intézmény alá tartoznak (pl. karok, rekori hivatal, stb.) a felettes szervre utaló rövidítéssel kell kezdeni. Pl.: ELTE Állam- és Jogtudományi kar; PTE Közgazdaságtudományi Kar; ATE, SZIE Mezőgazdaságtudományi Kar, stb.) A pontos forma szabadon választott, lényeg hogy valami legyen, hogy a szöveges keresővel egyértelműen szűrhetőek legyenek az iratképzők név alapján.

• Az iratképzők adatlapján az Ellenőrző adatcsoportba a Kezelő levéltár mezőt kitölteni. Ha ezt megtesszük, ezen túl az iratképzőket böngészve meg fog jelenni egy szűrési lehetőség a levéltár nevével, amire klikkelve csak a hozzá kapcsolódó iratképzőkre szűkül a lista. Megjegyzés: a verziófrissítések során ez visszaállhat az alapértelmezett tévesen fordított "Repozitórium fenntartása" mezőnévre, amíg újra ki nem javítom lokálisan.

Erősen javasolt:

• Az Iratképző azonosító kitöltése (Ellenőrző adatcsoport). Böngészéskor a néven kívül ez az adat is látszik, így segít eldönteni a hovatartozást. Célszerű a szervnyilvántartásban használt azonosítót megadni itt, vagy ha az még nincs, akkor pl. az „ISIL KÓD-sorszám” formát (ahol a sorszám lehet pl. a kapcsolódó fondszámok alapján valami).

Javasolt:

• Ne felejtsétek el az iratképzőt és az a hozzá tartozó iratleírásokat összekapcsolni (kézikönyv 4.3)

• Hogy az iratképzők ne a „levegőben lógjanak”, javaslom a jogelőd-jogutód, és alá-fölérendeltségi kapcsolatokat is beállítani köztük, ha vannak. (Kézikönyv 4.4. Használati tipp: Elsőre hozzuk létre az iratképzőt az adatlap többi szükséges részének kitöltésével, aztán nyissuk meg szerkesztésre, és ezeket a kapcsolatokat ekkor adjuk meg. Ilyenkor ugyanis a Kapcsolat típusának megadásakor megjelenik az iratképzőnk neve is, így elkerülhető, hogy tévedésből fordított viszonyt állítsunk be.)